Creazione Mailing List a Google™ Groups

Questa guida spiega in maniera semplice le nozioni indispensabili per creare e mantenere una mailing list perfettamente funzionante a Google™ Groups. E' stata creata per chi desidera a livello locale usare uno strumento così importante come quello delle mailing lists e un servizio così efficace come quello di Google™ Groups, come avviene a livello nazionale. Si parte con la creazione di un account Google™ e poi si procede con la creazione della mailing list, la sua configurazione iniziale e le istruzioni su come impostarla meglio possibile e come mantenerla, aggiungendo nuovi membri.

Creazione di un account Google™

Un account Google™ non è un account di posta, bensì un account generico che permette al suo proprietario di usufruire di diversi servizi Google™. Per creare una mailing list a Google™ Groups, bisogna prima disporre di un account Google™.

Chi ha già un'account Google™ può saltare questo passo ed effettuare direttamente il login a Google™ Groups.

Accedendo alla pagina di Google™ Groups - http://groups.google.com, senza che si sia effettuato un accesso Google™ dallo stesso pc, appare la schermata iniziale del servizio, con una corta descrizione e il tour a sinistra mentre a destra troviamo il tasto "Crea un gruppo...". E' esattamente quello su cui clichiamo per procedere.

Nella schermata successiva clicchiamo su "Crea un account ora" che appare a destra, sotto la parte del login. Ora ci troviamo di fronte a una form che dobbiamo compilare per creare il nostro account. Le informazioni necessarie da fornire sono:

• Indirizzo mail - verrà usato come "username", non necessariamente un indirizzo gmail.
• Password
• Nome Visualizzazione - sostanzialmente un "nickname" facoltativo
• Ubicazione
• Verifica parola - per protteggersi e per protteggere i suoi membri dallo spam, Google™ deve verificare che questo non è proprio un tentativo di spam automatizzato da software. Per questo motivo richiede che venga copiata nell'apposito campo la parola che appare nell'immagine.

Dopo l'inserimento di questi dati, accettiamo il contratto Google™ e siamo pronti a partire con la creazione della mailing list!

Creazione Mailing List

Nella prima schermata di creazione del nostro gruppo, "Imposta gruppo", inseriamo prima di tutto il suo nome ufficiale, p.es. "Lista del SISM - Sede Locale di Brescia", poi l'indirizzo email @googlegroups.com del gruppo, che sarà quello a cui manderanno le mail gli iscritti, e sotto una corta descrizione del gruppo. La descrizione serve maggiormente nei casi di gruppi pubblici che appaiono a tutti quelli che hanno accesso al sito di Google™ Groups. Infatti sotto la descrizione dobbiamo definire che tipo di gruppo stiamo creando. E' altamente consigliato creare dei gruppi di tipo "Limitato", di cui possono farne parte e visualizzarlo solamente le persone invitate dall'amministratore del gruppo.

La seconda schermata della creazione del gruppo, "Aggiungi membri" è la stessa che useremo quando dovremo aggiungere nuovi membri dopo aver creato il gruppo. E' consigliato aggiungere i membri direttamente e non invitarli, visto che gli inviti molto spesso finiscono nel cestino dello spam. Nel primo campo, inseriamo tutti gli indirizzi delle persone che desideriamo iscrivere, uno in ogni riga. Nel secondo campo invece scriviamo un messaggio di benvenuto che i nostri nuovi membri riceveranno con la notifica dell'avvenuta sottoscrizione. Sotto scegliamo l'opzione di sottoscrizione per email. E' consigliato scegliere la seconda opzione, ovvero che ai membri venga spedita una email per ogni messaggio che arriva in lista. In ogni caso questa è un opzione che sia i nostri membri che noi, una volta iscritti, potremo modificare dopo l'avvenuta sottoscrizione (vedi sotto).

Nota: Google™ Groups permette l'iscrizione diretta di un numero limitato (intorno a 20 in totale) di indirizzi ogni giorno dallo stesso account. Questo significa che un amministratore di 2-3 gruppi può iscrivere 20 persone complessivamente nei vari gruppi che gestisce. Se questo numero viene superato, la richiesta viene automaticamente segnalata al personale di Google™ e valutata da esso. Se si tratta di un numero piccolo di persone è molto probabile che eventualmente verranno aggiunte. Ma possiamo sempre annullare la richiesta e riprovare il giorno dopo.

Gestione del gruppo

Una volta effettuato il login a Google™ Groups, ci troviamo alla schermata "I miei gruppi", che contiene tutti i gruppi in cui siamo iscritti e anche quelli che gestiamo. Infatti sotto quelli che gestiamo appare anche l'opzione "gestisci". Cliccandoci entriamo nella schermata delle "Attività di gestione" del gruppo.

Cliccando sul tab "Gestisci gruppi" ci appaiono tutti gli iscritti del gruppo, volendo anche divisi in amministratori, membri bouncing (membri la cui casella di posta non accetta i messaggi della lista e li spedisce indietro, perché è piena o perché non esiste più), esclusi (che hanno importanza solamente nei gruppi pubblici, visto che in quelli privati uno che viene cancellato non ha comunque un modo di postare dei messaggi) e invitati (indirizzi a cui sono stati spediti degli inviti ma sono rimasti in sospeso). Da questa schermata possiamo rendere moderatori certi membri, cancellarli o cambiare il tipo di pubblicazione che corrisponde a loro. Prima selezioniamo gli indirizzi che le cui proprietà vogliamo modificare, cliccando nei quadratini che corrispondono a loro, poi clicchiamo su uno dei due drop-down menù, "Imposta tipo di pubblicazione" o "Imposta tipo di appartenenza al gruppo", e dopo aver fatto la scelta desiderata, clicchiamo su "OK".

Infine, cliccando su "Invita membri", ci riportiamo alla schermata "Aggiungi membri" (vedi sopra), dove possiamo appunto aggiungere nuovi membri.

Impostazioni del gruppo

Per cambiare le impostazioni del nostro gruppo dopo averlo creato, clicchiamo su "Impostazioni gruppo", sopra i tabs delle "Attività di gestione". La prima schermata che appare, è quella delle "Informazioni generali" della lista, in cui, cliccando su "Modifica" in fondo alla pagina, possiamo modificare il nome della lista, la sua descrizione, il sito web pubblico che le corrisponde, una casella pormozionale (utile solamente se si tratta di un gruppo pubblico), l'indirizzo per la consulta web e persino l'indirizzo mail che le corrisponde.

La seconda schermata è quella di "Accesso", in cui possiamo impostare le modalità generali delle iscrizioni, di spedizione di messaggi e di accesso alle varie informazioni del gruppo e al suo archivio di messaggi.

La terza schermata più importante è quella dell' "Invio email", in cui si può impostare il prefisso dell'oggetto, p.es. [SISM Brescia] che aiuta a distinguere in una casella le mail provenienti dalla lista. Si può anche definire un messaggio che apparirà come footer/piè di ogni mail spedita dalla lista e infine, si può impostare l'importantissima funzione di reply, cioé scegliere se le risposte a messaggi della lista vanno indirizzate verso il mittente del messaggio originale o verso tutta la lista.

Le "Impostazioni Gruppo" contengono altre tre sezioni. Quelle di "Aspetto" e di "Navigazione" contengono opzioni per personalizzare l'aspetto web della lista, mentre quella intitolata "Categorie" consente agli amministratori di liste pubbliche di inserire ognuna di loro in una delle categorie di classificazione di Google™.

Infine, nella sezione "Avanzate", si può cambiare la lingua principale del gruppo, si può scegliere di ricevere aggiornamenti dal personale di Google™ o si può eliminare interamente la lista.

Per ulteriori approffondimenti e risoluzioni di eventualli domande, si può sempre accedere al Centro Assistenza di Google™ Groups.

 

Christos Christoforos
Webmaster/Mailing Lists' Coordinator 2006/2007